Cuando una empresa compra una impresora, la decisión parece sencilla: se paga una vez, se instala y ya está. El problema es que esa lógica ignora todo lo que viene después.
El renting impresoras empresas existe precisamente porque el precio de compra de una impresora es solo una pequeña parte del gasto real que genera a lo largo de su vida útil. Y muchas empresas lo descubren tarde, cuando llevan años pagando más de lo que debían sin saberlo.
En esta guía te explicamos qué incluye el renting, cuándo tiene sentido y cuándo no, y qué debes revisar antes de firmar cualquier contrato.
El error que comete casi toda pyme al calcular el coste de su impresora
La mayoría de las empresas miran el precio del equipo y consideran que ahí termina el análisis. Es un error costoso. Según datos de IDC, los costes de impresión de una empresa suponen de media entre el 1% y el 3% de los ingresos anuales, y la mayor parte de ese gasto no está en la máquina sino en lo que viene después.
El coste impresión empresa real incluye varios conceptos que rara vez se suman antes de tomar una decisión:
El tóner o cartucho es el gasto más visible, pero no el único. Las piezas de desgaste, el mantenimiento periódico, las reparaciones imprevistas, el tiempo que pierde el equipo cuando hay una incidencia y el tiempo que dedica alguien de la empresa a gestionar todo eso son costes reales que se dispersan en el tiempo y que nadie contabiliza con claridad.
Se calcula que el mantenimiento, la reparación y el suministro de consumibles pueden suponer hasta el 75% del coste total de impresión de una empresa, lo que deja la máquina en sí como la parte menos relevante del gasto.
Además, un estudio realizado entre 689 empresas y pymes españolas reveló que el 79% sustituye los consumibles cuando aún les queda al menos un 10% de tóner, generando un desperdicio sistemático que se suma al coste real.
Qué incluye exactamente el renting impresoras empresas
El renting impresoras empresas es un modelo de pago mensual fijo en el que la empresa accede a un equipo de impresión sin comprarlo.
A diferencia del leasing, en el renting no existe opción de compra al final del contrato: pagas por usar el equipo durante un periodo determinado, habitualmente entre 36 y 60 meses, y al terminar puedes renovarlo por un modelo más moderno.
Lo que incluye una contrato de renting bien estructurado:
El equipo profesional desde el primer día, sin inversión inicial. El mantenimiento preventivo y correctivo durante toda la duración del contrato.
Los consumibles, tóner, piezas de desgaste, sin coste adicional. La asistencia técnica con tiempo de respuesta garantizado. La renovación tecnológica al vencimiento del contrato, accediendo al modelo más actualizado sin nuevo desembolso.
El resultado es un único pago mensual que cubre todo, sin sorpresas. La empresa sabe exactamente cuánto gasta en impresión cada mes, independientemente de lo que le pase al equipo.
Cuándo comprar tiene más sentido que el renting (la respuesta honesta)
No todos los artículos sobre este tema se atreven a decirlo, pero la verdad es que el renting no es la mejor opción para todas las empresas. Hay situaciones concretas en las que comprar es más rentable.
Si tu empresa imprime menos de 300 páginas al mes, el renting probablemente no te sale a cuenta. Con ese volumen, una impresora de gama media cubre las necesidades sobradamente, los consumibles cuestan poco y el mantenimiento es mínimo.
El coste mensual del renting difícilmente se justifica frente a lo que gastarías gestionando el equipo por tu cuenta.
Si la empresa tiene una liquidez sólida y un volumen de impresión bajo y previsible, la compra directa de un equipo puede tener más sentido. También si necesitas un equipo muy específico que no suele estar disponible en los catálogos estándar de renting.
La clave es hacer el cálculo honesto: suma el precio del equipo, los consumibles estimados para su vida útil, el coste de las reparaciones medias del sector y el tiempo de gestión interno. Si ese total supera lo que pagarías con renting en el mismo periodo, la respuesta está clara.
Cuándo el renting de impresoras para empresas gana claramente a la compra
Volumen de impresión alto o variable
A partir de las 1.000 páginas mensuales, el coste por página impresora empieza a ser un argumento decisivo. En blanco y negro, ese coste oscila entre 1 y 3 céntimos por página en equipos propios; en color, entre 5 y 15 céntimos dependiendo del modelo y los consumibles.
Con renting, ese coste queda fijo en el contrato, sin que una subida de precios del tóner o una avería inesperada lo dispare.
Para empresas con picos de impresión estacionales, despachos en campaña de renta, gestorías a fin de año, empresas con alta actividad en determinados meses, el renting elimina el riesgo de que el equipo no aguante la carga justo cuando más se necesita.
Empresas que no quieren gestionar incidencias técnicas
Cuando la impresora de una empresa se avería, alguien tiene que gestionarlo: buscar el servicio técnico, esperar a que venga, presupuestar la reparación, esperar a que la arreglen.
Ese tiempo tiene un coste que nadie contabiliza pero que existe. Con renting, cualquier avería es responsabilidad del proveedor y el contrato establece el tiempo máximo de respuesta.
Una gestoría de ocho personas que pierde medio día de trabajo porque la impresora está averiada en plena campaña de presentación de impuestos no está pagando solo la reparación: está pagando en productividad perdida y en estrés de gestión innecesario.
Negocios que buscan previsibilidad en el gasto
El renting convierte un gasto variable e impredecible en una línea fija del presupuesto mensual. Para cualquier empresa que quiera tener sus costes bajo control, eso tiene un valor que va más allá del precio.
Con las impresoras para empresas propias, el gasto en consumibles varía mes a mes según el volumen, las reparaciones llegan sin avisar y la renovación del equipo supone un nuevo desembolso que hay que planificar. Con renting, todo eso desaparece de la ecuación.
La ventaja fiscal que muchos no tienen en cuenta
Las cuotas del renting son 100% deducibles en el Impuesto sobre Sociedades como gasto operativo corriente, sin que el equipo entre en el activo fijo ni afecte al balance de la empresa.
Para autónomos, la cuota es igualmente deducible en el IRPF con uso exclusivamente profesional. Esto significa que una parte del coste mensual del renting revierte en la empresa a través del ahorro fiscal.
Qué debes revisar antes de firmar un contrato de renting de impresoras
El modelo es ventajoso, pero no todos los contratos son iguales. Hay puntos que conviene revisar antes de firmar.
El volumen de páginas incluido y el coste por exceso. La mayoría de contratos de alquiler impresoras pyme incluyen un número mensual de páginas en la cuota. Si lo superas, se aplica un coste por página adicional. Asegúrate de que el volumen acordado se ajusta a tu uso real, con un margen razonable para meses punta.
Los tiempos de respuesta ante averías. El contrato debe especificar cuántas horas como máximo tardará el proveedor en atender una incidencia. Sin ese compromiso por escrito, «soporte incluido» es una promesa sin garantía.
Qué incluye exactamente en consumibles. Algunos contratos incluyen el tóner pero no las piezas de desgaste como el tambor o la unidad de fusión. Lee el detalle de lo que está y lo que no está cubierto.
Las condiciones de salida. Revisa qué pasa si quieres cancelar el contrato antes del vencimiento, si el proveedor puede subir el precio de la cuota durante el contrato y qué ocurre con el equipo al terminar.
La duración del contrato frente a la vida útil real del equipo. Un contrato de 60 meses con un equipo que tecnológicamente quedará obsoleto en tres años puede parecer seguro pero dejarte con una herramienta que no cubre las necesidades de la empresa en los últimos meses.
Printing para empresas con Borama: Brother, Xerox, Toshiba y Epson en una sola cuota
En Borama ofrecemos impresión gestionada empresas con equipos de las principales marcas del sector: Brother, Xerox, Toshiba y Epson, en formato renting con cuota mensual fija que incluye el equipo, los consumibles, el mantenimiento preventivo y el soporte técnico.
Lo que diferencia nuestra propuesta es que el printing no es un servicio aislado: lo integramos con el resto de servicios tecnológicos de tu empresa, fibra, centralita virtual, telefonía móvil y soporte informático, en una sola factura y con un único interlocutor.
Cuando algo falla, llamas a un número y se resuelve, sin gestionar proveedores distintos según lo que haya fallado.
Antes de proponerte nada, analizamos tu volumen real de impresión, qué tipo de documentos imprimes y desde cuántas ubicaciones, y te recomendamos el equipo y el modelo de contrato que encajan con tu caso concreto. Sin sobredimensionar ni quedarte corto.
¿Quieres saber cuánto estás pagando realmente por imprimir? Pídenos un análisis gratuito de tu coste actual y te decimos si tiene sentido cambiar el modelo.
📞 Llámanos al 900 83 46 46 o escríbenos a atencionalcliente@borama.es.