La optimización de procesos internos es un factor clave en organizaciones con múltiples sedes. En el caso de Cleardent, la gestión del parque de impresión se había convertido en un punto crítico dentro de su operativa diaria.
Con clínicas distribuidas en distintas ubicaciones, el control de equipos, consumibles y mantenimiento suponía un reto constante que impactaba tanto en costes como en eficiencia.
Situación inicial
Antes de la intervención, el entorno de impresión presentaba varias dificultades:
- Equipos de diferentes marcas y modelos.
- Falta de estandarización tecnológica.
- Gestión manual de consumibles.
- Incidencias técnicas recurrentes.
- Escaso control sobre los costes reales de impresión.
Este escenario generaba sobrecostes y desviaciones presupuestarias, además de consumir tiempo del personal administrativo en tareas no estratégicas.
Propuesta de mejora
Con el objetivo de unificar y optimizar el sistema, G.O.C. Borama diseñó una estrategia integral basada en tres pilares:
1. Estandarización tecnológica
Se sustituyeron los equipos existentes por dispositivos multifunción homogéneos de alto rendimiento, incluyendo soluciones del fabricante Brother, seleccionados por su fiabilidad y eficiencia operativa.
2. Servicio gestionado de impresión
Se implementó un modelo de monitorización remota que permitió:
- Control centralizado de dispositivos.
- Reposición automática de consumibles.
- Mantenimiento preventivo.
- Soporte técnico proactivo.
3. Automatización de procesos
Se optimizaron flujos documentales clave, reduciendo intervenciones manuales y mejorando la rapidez en la generación de documentación interna y comunicaciones con pacientes.
Implementación
El despliegue se realizó de forma planificada para evitar interrupciones en la actividad diaria de las clínicas.
Cada fase incluyó:
- Auditoría inicial del parque de impresión.
- Diseño del modelo estandarizado.
- Sustitución progresiva de equipos.
- Configuración y pruebas.
- Formación al personal.
Este enfoque permitió una transición fluida y una rápida adopción por parte de los equipos internos.
Resultados obtenidos
Tras la digitalización y reorganización del parque de impresión, los resultados fueron medibles:
- Reducción del 35% en los costes operativos asociados a la impresión.
- Mayor control presupuestario.
- Disminución de incidencias técnicas.
- Mejora en la productividad administrativa.
- Modelo escalable para futuras aperturas.
La estandarización no solo redujo costes, sino que también aportó previsibilidad financiera y eficiencia organizativa.
Conclusión
La experiencia de Cleardent demuestra que la digitalización del entorno de impresión puede convertirse en un elemento estratégico cuando se aborda desde una perspectiva integral.
Gracias al acompañamiento de G.O.C. Borama, la red de clínicas logró transformar un área operativa compleja en un sistema optimizado, eficiente y alineado con sus objetivos de crecimiento.
Este caso refleja cómo una correcta gestión tecnológica impacta directamente en la rentabilidad y en la calidad del servicio ofrecido.